De zuivelsector is van groot belang voor de Nederlandse landbouw. Ongeveer 60 procent van het Nederlandse landbouwareaal is in gebruik bij ruim 22.000 melkveebedrijven, waar ongeveer 11 miljoen ton aan melk per jaar wordt geproduceerd. De export is van eminent belang voor de Nederlandse zuivelsector: slechts 38 procent van de productie wordt op de Nederlandse markt afgezet, 40 procent gaat naar de landen binnen de EU en 22 procent, bijna een kwart, van de productie wordt afgezet in de derde landen buiten de EU. De totale exportwaarde van de Nederlandse zuivelsector is 4,3 miljard euro per jaar. Daarmee tekent de Nederlandse zuivelsector voor 6,5 procent van het gehele Nederlandse handelsoverschot. Met name de export naar derde landen is opvallend. Als producent is Nederland binnen de EU met 8 procent een redelijke speler, als exporteur is Nederland met 24 procent veruit de grootste europese speler.

De exporten van Nederlandse zuivel hebben vinden hun weg over een groot deel van de wereld. Belangrijke groepen van bestemmingen zijn:

• De landen rond de Arabische Golf,
• een aantal Afrikaanse staten,
• Zuid-Oost Azië en Indonesië,
• de Verenigde Staten, Cuba en Haïti,
• Rusland,
• Japan.

De export bestaat voor ongeveer een kwart uit kaas- en kaasproducten. Dat zijn voor een deel de kaassoorten zoals wij ze kennen maar voor een aanzienlijk deel ook producten en productvormen die "op maat" worden geproduceerd voor het betreffende land. Bijna 40 procent van de export bestaat uit melkpoeders, ook hier zien we allerlei varianten in verpakkingen en in toevoegingen en productiewijzen om ze "op maat" te kunnen leveren aan het betreffende land. Ook wordt een groot aantal, soms zeer gespecialiseerde, producten geleverd als grondstof voor de levensmiddelenindustrie of als hulpstof voor medicijnen.

De kwaliteit van de melk en zuivelproducten is gewaarborgd in alle schakels van de keten, van koe tot consument. Er zijn voorzorgsmaatregelen genomen, gebaseerd op een analyse van alle mogelijke risico's. Daardoor wordt voorkomen dat er iets mis kan gaan. Daarnaast is er de productcontrole in iedere schakel, van ingrediënt tot eindproduct. De belangrijkste onderdelen:

• alle dieren die bestemd zijn voor de melkproductie staan geregistreerd in het Identificatie en Registratie systeem van de overheid, de Gezondheidsdienst voor Dieren bewaakt de gezondheid van deze dieren. In geval van een dierziekte kunnen alle individuele dieren die daarmee gevaar lopen opgespoord worden,
• Nederlandse melkveehouders zijn naar internationale maatstaven hoog opgeleid. Hun bedrijven werken in programma's waarin het welzijn van de dieren en de kwaliteit en reinheid van de productie worden gegarandeerd. Alle bedrijven beschikken over een koeltank. Daar wordt de melk gekoeld tot een temperatuur van 3 á 4 graden Celsius.
• Iedere aflevering van melk aan de verwerkende fabriek wordt standaard op een aantal aspecten geanalyseerd en beoordeeld door de gezamenlijke kwaliteitscontroleur QLIP. Daarnaast voert QLIP monitoring-programma's uit, gericht op een aantal residuen en contaminanten,
• Het toezicht op de verwerking van de melk en de productie van de uiteindelijke consumentenproducten wordt door het Centraal Orgaan voor Kwaliteitsaangelegenheden in de Zuivel uitgevoerd. De zuivelproducten worden gecontroleerd op samenstelling, additieven (toevoegingen), microbiologische kwaliteit, resten van verontreinigende stoffen, uiterlijk, geur en smaak. Bemonstering en laboratoriumanalyse gebeuren volgens internationaal erkende onderzoeksmethoden.

De overheid houdt toezicht op dit geheel van kwaliteitsgaranties en –controles. Dit toezicht kent al een lange historie, de eerste maatregel daarin stamt al uit 1723. In de tegenwoordige tijd is dit toezicht gebaseerd op de nationale en Europese wetgeving.

Veterinaire exportcertificaten voor de zuivelsector worden afgegeven door de Voedsel en Waren Autoriteit.

Daarnaast geeft het COKZ exportcertificaten af, die te maken hebben met samenstelling en het productieproces. Dat betreft gezondheidscertificaten, radio-activiteitsverklaringen, dioxineverklaringen, analysecertificaten, microbiologische verklaringen etc. Voor al deze documenten wordt het Client-principe van eisen en zekerheden gehanteerd. Voor de in Nederland geproduceerde zuivelproducten worden de zekerheden zoveel als mogelijk gehaald uit de kwaliteitssystemen van sector en de bedrijven. De sectorapplicatie Zuivel maakt zoveel als mogelijk gebruik van de gegevens over producten en productielocaties die in de systemen van het COKZ aanwezig zijn. De basis van het systeem is dat het exporterende bedrijf zelf verantwoordelijk is voor de gegevens van de exportzending. DE VWA en het COKZ zijn verantwoordelijke voor de verificatie en het opmaken van de documenten. De sectortoepassing Zuivel ondersteunt het produceren van 10 verschillende modellen van certificaten of verklaringen naar 175 landen.

Wij laten u de werking van de applicatie zien aan de hand van een aanvraag voor exportdocumenten voor een zending kaas naar Japan.

Voordat een exporteur begint aan het daadwerkelijk aanvragen van certificaten, is er een eerste invoeringsfase aan vooraf gegaan. In die fase legt de exporteur zijn eigen basisgegevens in Client vast. Deze gegevens betreffen zijn handelspartners, die als consignee op het certificaat moeten komen staan, zijn productie- en inspectielocaties, de artikelnummers en – omschrijvingen van zijn producten en de erkenningen die zijn bedrijf heeft.

Dan start het maken van een nieuwe aanvraag. Allereerst vult hij een referentienummer in, meestal een nummer dat verwijst naar zijn eigen administratie. Daarna worden de exportdatum en het land van bestemming ingevuld. Deze beide gegevens vormen de basis waarmee het systeem CLIENT bepaalt aan welke eisen voor deze zending voldaan moet worden. Bij een aantal product-land-combinaties kan de exporteur daarna nog kiezen welke documenten hij voor deze zending zou willen ontvangen. Tenslotte geeft de aanvrager aan of en hoeveel extra gewaarmerkte kopieën hij wenst.

In het scherm ORDER worden de algemene gegevens ingevoerd die voor de betreffende zending gelden. De gegevens worden voor zover mogelijk opgehaald uit algemeen vastgelegde gegevens. De exporteis kenmerken zijn bedoeld om de juiste eisen bij de zending te kunnen selecteren. Als bijvoorbeeld voor diersoort RUND wordt gekozen vervallen de eisen voor GEIT en SCHAAP. Door middel van een rode ster wordt aangegeven of een rubriek verplicht is of niet. De ingevulde aanvullende exportgegevens verschijnen later inclusief de prompt op het certificaat. Als de gegevens niet zijn ingevuld verschijnt ook de prompt niet op het certificaat. Feitelijk kan de aanvrager hiermee voor een deel de lay-out van het certificaat bepalen.

Het ORDERREGEL scherm wordt gebruikt om per artikel de meer specifieke gegevens vast te leggen. Een belangrijk onderdeel in deze fase is dat de Nederlandse producten geverifieerd worden met de database van het COKZ. Het directe gevolg daarvan is dat er minder handmatige controles uitgevoerd hoeven te worden, omdat deze producten regelmatig door het COKZ gecontroleerd worden. De omschrijving van het product kan nog worden aangepast, maar dit houdt wel in dat het COKZ dat dan altijd zal controleren.

In het tweede deel van het scherm zijn bepaalde gegevens reeds default gevuld. De laatste gegevens over producent en verpakker zijn alleen belangrijk als deze informatie op het certificaat moet worden afgedrukt.

Meestal is het noodzakelijk om aanvullende gegevens over de batches op te nemen. Die gegevens worden dan per batch vastgelegd. Zo kan bijvoorbeeld de zending bestaan uit 1 product, waarvan de productie in twee batches heeft plaatsgevonden.

Als laatste worden de gegevens over het transport ingevuld in het scherm TRANSPORT EN OVERIG. Niet alle gegevens zijn verplicht. Ook hier geldt dat de ingevulde gegevens op het certificaat komen. Dat is dus ook een keus die de aanvrager zelf maakt.

In het scherm AANVRAGEN AFGIFTE DOCUMENTEN kunnen per type certificaat eventueel nog extra gegevens worden vastgelegd. Vooral als het om zogenaamde extra teksten gaat is het verstandig dat nu eerst te doen. Dit soort extra gegevens wordt ALTIJD door het COKZ gecontroleerd alvorens een aanvraag akkoord wordt.

Nadat de aanvrager de waarborgen (in het scherm CONTROLEER ZEKERHEDEN) heeft ververst krijgt hij zicht op de status van zijn aanvraag. Deze kan ROOD zijn, omdat bijvoorbeeld het gewicht van de partijen niet overeenstemt met het gewicht van de orderregel. Meestal krijgt de aanvraag echter de status ORANJE, wat betekent dat er een inspectie moet worden aangevraagd. Bij het aanvragen van de inspectie worden direct vele controles geautomatiseerd afgehandeld. Dat kan betekenen dat de aanvraag direct zichtbaar GROEN wordt en overgegaan kan worden tot het aanvragen van de certificaten. Meestal echter blijft de aanvraag ORANJE en moet het COKZ een inspectie uitvoeren. Deze inspecties zijn vrijwel altijd handmatig. Er hoeft normaal gesproken geen controle bij het bedrijf uitgevoerd te worden. De aanvrager krijgt, als hij dat heeft aangegeven, automatisch een Email als de inspectie is uitgevoerd. Hij kan dan direct overgaan tot het aanvragen van de documenten.

De documenten kunnen nu worden aangevraagd. Alvorens tot daadwerkelijke aanvraag wordt overgegaan kunnen de documenten als concept worden bekeken. Door middel van de knop "akkoord" worden de documenten aangemaakt en naar het COKZ gezonden.

Het COKZ zorgt voor de verdere afhandeling van de documenten en verzendt de documenten naar de aanvrager.