Exportverklaringen
Ter ondersteuning van de export van producten naar landen buiten de EU bestaat voor exporteurs de mogelijkheid om bij de NVWA een exportverklaring aan te vragen. De exportverklaring is een document waarin de NVWA aangeeft (op verzoek van de aanvrager) of een bedrijf onder toezicht staat van de NVWA, of een product vrij verhandelbaar is binnen de EU. Ook is het mogelijk om een ‘eigen bedrijfsverklaring’ mee te sturen die door de NVWA wordt getoetst en kan leiden tot een aanvullende tekst op de exportverklaring.
In het kader van de exportcertificering van agro-producten voor landen buiten de EU beschikt de NVWA momenteel over een nieuw systeem Client Export genaamd. Uit een vooronderzoek naar de mogelijkheid om het Client Export systeem ook te gebruiken voor de afgifte van exportverklaringen, is gebleken dat de efficiency aan de zijde van bedrijfsleven en overheid maximaal is, als de exportverklaringen behandeld worden op dezelfde manier als nu voor veterinaire en fytosanitaire exportcertificering via Client Export wordt gedaan.
De nieuwe door de NVWA voorgestelde werkwijze voor exportverklaringen ziet er als volgt uit:
Voorbereiding
- Aanvragers sturen de sets van teksten naar de NVWA die zij in de toekomst op een exportverklaring zouden willen hebben
- De NVWA beoordeelt deze teksten. Als de teksten door de NVWA kunnen worden afgegeven, worden deze vastgelegd in Client Export (iedere set teksten krijgt een eigen ‘verzoek’-nummer)
- De aanvrager wordt geïnformeerd over het resultaat van de beoordeling en krijgt de nummers waaronder de sets van teksten beschikbaar zijn
Aanvragen exportverklaring
- De aanvrager besluit tot het aanvragen van een exportverklaring
- De aanvrager logt in op het systeem Client Export
- De aanvrager kiest het nummer dat hoort bij de set teksten die hij op de exportverklaring wil hebben. NB alleen tekst-sets die in de voorbereiding door de NVWA zijn goedgekeurd zijn beschikbaar! Als er een nieuwe set nodig is, moet deze eerst weer goedgekeurd worden door de NVWA (zie voorbereiding) voordat deze set gebruikt kan worden in Client Export.
- De aanvrager legt alle gegevens vast die nodig zijn voor de aanvraag en beoordeling van de exportverklaring
- De aanvrager dient de aanvraag in bij de NVWA met een druk op de knop in het systeem
Beoordelen Exportverklaring
- De NVWA kijkt of aan alle eisen wordt voldaan voor de afgifte van de exportverklaring met de aangevraagde set teksten
- Mogelijk dat de NVWA aanvullende administratieve of fysieke inspecties wil uitvoeren, deze worden dan gepland en uitgevoerd
Afgeven Exportverklaring
- Als aan alle eisen is voldaan, maakt de NVWA de exportverklaring (printen, waarmerken, tekenen) op een centrale locatie in Utrecht en stuurt de exportverklaring per post naar de aanvrager
Op hoofdlijnen zijn de verschillen met de huidige werkwijze:
- de aanvraag geschiedt via Client en dus digitaal
- de eigen bedrijfsverklaring wordt niet meer via post aan de NVWA gestuurd
- er staat meer tekst (verklaringen) op de officiële exportverklaring van de NVWA
- bedrijfsverklaring wordt niet meer door NVWA gestempeld en getekend.
Belangrijke aandachtspunten voor het bedrijfsleven zijn:
- De NVWA is een overheidsinstantie die niet alles kan/zal/mag verklaren. Een tekst als ‘dit is het beste product in de wereld’ zal dan ook nooit door de NVWA worden goedgekeurd.
- Doordat mogelijk niet alle tekst van de eigen bedrijfsverklaring op de exportverklaring staat, kan het zijn dat u zelf toch nog de bedrijfsverklaring naar uw klanten kan/wil/moet sturen. De bedrijfseigen verklaring wordt echter NIET meer gestempeld door de NVWA.
- De NVWA zal alleen bedrijfsverklaringsteksten op de exportverklaring zetten als zij heeft kunnen vaststellen dat aan de daaraan ten grondslag liggende eisen wordt voldaan. Inspecties en controles zullen nodig blijven
- Het aanvraagproces wordt verkort doordat er geen documenten meer via post verzonden hoeven te worden
- Het is mogelijk om een (digitaal) voorbeeld van de exportverklaring op te vragen binnen Client Export dat u in een vroeg stadium bijvoorbeeld ter verificatie aan uw klanten in het buitenland kan sturen
- Zodra uw klanten in het buitenland deze certificaten in digitale vorm accepteren kan Client Export ingeregeld te worden om volledig papierloos te werken.
- Als u een groot aantal exportverklaringen aanvraagt, is het wellicht rendabel om uw eigen productie/verkoopsysteem direct te koppelen met het Client Export systeem. Dan wordt overtypen (met eventueel daarmee gepaard gaande fouten) voorkomen. Voor de mogelijkheden binnen uw eigen organisatie kunt u het beste de manager van uw IT-afdeling raadplegen. Voor informatie http://www.clientexport.nl/algemeen/client-in-de-keten.html.
- U kunt ook contact opnemen met de implementatiemanager van de sectorimplementatie.
Let wel: U kunt op dit moment uw exportverklaringen nog aanvragen zoals u nu doet. De pilot van dit project start in februari/maart en u zult via deze site op de hoogte gehouden worden van de ontwikkelingen.
Zoals u hierboven al heeft kunnen lezen, zal de NVWA uw bedrijfseigen verklaringen nodig hebben om deze te kunnen beoordelen en in het systeem te kunnen zetten. Ook hierover zult u op de hoogte gehouden worden wanneer en bij wie u de betreffende teksten kunt aanleveren.
