Client Export is begonnen met een uitgebreide verkenning bij exporterende bedrijven. Zo staat het perspectief en proces van het bedrijf centraal, en wordt vandaaruit gekeken naar de overheidsprocessen.

Tjeerd den Hollander: "Je haalt een paar exporteurs erbij, en samen met die exporteurs gaan wij ervoor zorgen dat echt de echte problemen naar voren gebracht worden en dat die opgenomen worden in dat systeem, client, om te zorgen dat we met z'n allen een ja goed werkend systeem krijgen waar we als bedrijfsleven ook wat aan hebben."

In die gesprekken stonden twee thema's centraal:
Ten eerste: het proces van het aanvragen en afgeven van een exportcertificaat voor plantaardige en dierlijke producten Hoe verlopen de inspecties daarbij?
Wat zijn grote knelpunten en wat kan er beter?.
Ten tweede: het totale exportproces voor producten en exportlanden.
Welke andere procedures zijn er en met welke instanties?
Zijn er in dat totale proces ook verbeteringen mogelijk?

Dit is een veterinair exportcertificaat. Per product-land-combinatie is er zo'n model.
Op het certificaat staan de eisen, waaraan de zending volgens het derde land moet voldoen. Om dat te kunnen verklaren, heeft de Voedsel- en Warenautoriteit voor iedere eis een zekerheid nodig: een landverklaring, een inspectie of een verklaring van een bevoegde derde.

Op het certificaat staan veel gegevens over de betreffende zending.
Op een fytosanitair certificaat zijn de afzondelijke eisen niet expliciet vermeld. Maar deze eisen bestaan wel degelijk op basis van wetgeving, en zijn uitgangspunt voor de inspecties in het plantaardige domein.

De Voedsel- en Warenautoriteit of Plantenziektenkundige Dienst controleren samen met de keuringsdiensten of aan alle eisen is voldaan, waarna een exportcertificaat wordt gemaakt of gewaarmerkt.

Er zijn grote verschillen in de exportcertificering voor verschillende producten. Wel ontstaat een algemeen beeld van verbetermogelijkheden, bestaande uit 'slimmer inspecteren' en 'slimmer communiceren'.

Bedrijven hebben in toenemende mate bedrijfsinterne kwaliteitssystemen.

Jan van der Sijs: "De zuivel heeft al, is al voor een deel overgeschakeld op andere zekerheden dan inspecties. We hebben al heel veel certificering, erkenning daar maken we als zuivelsector al veel gebruik van.

En steeds méér bedrijven willen graag dat hun interne kwaliteitssysteem onder toezicht komt van de Voedsel- en Warenautoriteit of de Plantenziektenkundige Dienst. Dan kunnen zendinginspecties bij export zo veel mogelijk worden vervangen door regulier bedrijfstoezicht."

Ook kan slimmer worden geïnspecteerd door hergebruik van eerdere inspecties.

Marjan Folkers: "Er zijn sectoren waar veelvuldig inspecties plaatsvinden eerder in het traject bijvoorbeeld in het veld door keuringsdiensten … Als er in het veld al inspecties hebben plaatsgevonden dan is er al een garantie afgegeven die dan niet meer nog eens over hoeft worden gedaan op vlak voor het moment van export."

Een derde mogelijkheid om slimmer te inspecteren is een directe koppeling tot stand te brengen met bestaande systemen.

Bij de export van levende runderen moet de exporteur nu voor de eis “born and bred” een runderpaspoort overleggen, een uitdraai uit het I&R-systeem. Dat papier wordt dan door de Voedsel- en Warenautoriteit geïnspecteerd.
Dat kan slimmer door bijvoorbeeld het systeem deze zekerheid rechtstreeks uit het I&R-systeem te laten ophalen.

Het CLIENT systeem is ingericht om al deze verschillende vormen van inspecties en controles samen te brengen. Zo wordt dubbel werk aan twee kanten verminderd: de overheid hoeft geen, of minder, controles uit te voeren op onderdelen die al geïnspecteerd zijn; de exporteur hoeft zijn gegevens niet telkens opnieuw af te geven.

In een centraal systeem worden gegevens éénmalig en bij de bron vastgelegd.
Zo wordt het exporterende bedrijf verantwoordelijk voor de juiste zending- en bestemmingsgegevens. De Voedsel- en Warenautoriteit en de Plantenziektenkundige Dienst zorgen voor de gegevens uit hun deel van het proces.

Dan kan er een splitsing worden gemaakt voor de gegevens die nodig zijn voor de inspectie (of om te bepalen of er nog een inspectie nodig is) én de gegevens die op het certificaat moeten staan.

Jan vd Sijs: "Dat betekent dat ook veel langer dan op dit moment mogelijk is, nog wijzigingen die door de klant, of zelfs door de producent aangebracht worden in zo'n zending nog verwerkt kunnen worden in een certificaat."

Per sector zijn de eisen aan slimmer communiceren wel verschillend.

Jan Lanning: "Binnen 24 uur kunnen we in heel de wereld onze bloemen afleveren, maar dat vereist natuurlijk wel een snelle doorlooptijd van zowel het product als de documentatie rondom de export en de import."

Bij snijbloemen is de logistiek: om haf acht inspectie aanvragen, om negen uur zijn de partijgegevens bekend, om elf uur inspectie en om twee uur is dan een definitief certificaat beschikbaar.
De export van levende runderen daarentegen is een proces van maanden. De dieren worden geselecteerd, er wordt gecontroleerd of aan de eisen wordt voldaan; de dieren gaan dan naar een exportstal, waar weer op andere eisen wordt gecontroleerd. Pas daarna wordt het certificaat definitief aangevraagd.

In veterinaire sectoren staan de eisen expliciet vermeld op het certificaat. Als eisen veranderen, bijvoorbeeld door een uitbraak van blauwtong,  moeten de papieren certificaten opnieuw worden gemaakt. Dus een aantal weken later is een gewijzigd certificaat pas beschikbaar.

Momenteel zijn veel certificaten in voorgedrukte vorm beschikbaar. Om fraude tegen te gaan is een kostbaar proces van waardepapierbeheer noodzakelijk. Met een ondersteunend systeem kan deze kostbare 'papierwinkel' voor een groot deel overbodig gemaakt worden.

Nieuw Zeeland maakt al enkele jaren gebruik van een systeem dat de processen van exportcertificering ondersteunt en de certificaten in elektronische vorm aan derde landen aanbiedt. De sterke punten uit dat systeemconcept zijn het vertrekpunt voor Client.

In Client
- is per product-land-combinatie een certificaatmodel vastgelegd;
- zijn per certificaat de eisen aangegeven;
- kan per eis door de certificerende autoriteit worden ingevuld met welke zekerheden (zoals landverklaring, erkenning, externe controle of inspectie) hieraan kan worden voldaan;
- wordt voor elke sector het certificeringsproces afgestemd op het logistieke proces;
- en doen bedrijven zelf hun aanvraag en vullen daarbij de gegevens in.

 

Het aanvragen van een exportcertificaat  is meestal maar één van de procedures die een exporterend bedrijf met de overheid moet afwikkelen.
We zetten een gemiddeld proces eens op rij:

Een 'Aangifte ten Uitvoer' aan de Belastingdienst of Douane is voor elke export nodig.

Voor landbouwgoederen is vrijwel altijd een exportcertificaat noodzakelijk, waarin de Nederlandse veterinaire of fytosanitaire autoriteit verklaart dat de zending voldoet aan de eisen die door de autoriteiten in het derde land zijn gesteld.

Om aan te tonen dat aan een eis is voldaan moeten vaak verklaringen van keuringsdiensten, erkende laboratoria of gezondheidsdiensten door de exporteur worden voorgelegd aan de veterinaire of fytosanitaire autoriteit.

Soms geven deze organisaties ook verklaringen af die door het derde land worden geëist, bijvoorbeeld radioactiviteits- of dioxine-verklaringen of verklaringen omtrent de samenstelling.

Voor een aantal producten gelden exportrestituties in het kader van het Europese Gemeenschappelijke Landbouwbeleid. In Nederland voeren de productschappen die regelingen uit.

Wanneer een exportrestitutie wordt aangevraagd zijn vaak extra Douane-procedures nodig, om te verzekeren dat de producten inderdaad de Europese unie verlaten.

Vaak is ook een Certificaat van Oorsprong nodig, uitgegeven door de Kamer van Koophandel.

Van sommige producten, bijvoorbeeld bloembollen, komt de wilde variant voor op de CITES-lijst van beschermde planten- en diersoorten. Dan is een CITES-verklaring nodig, dat het hier om een geteelde variant gaat.

Soms willen de importerende landen nog extra procedures in Nederland. Dat kan gaan over een pre-shipment-inspectie, bijvoorbeeld de inspectie van bloembollen naar de Verenigde Staten door een Amerikaanse inspecteur. Dat kan ook gaan over een legalisatie van Nederlandse documenten door de ambassade van dat derde land in Nederland.

Voor al deze procedures moeten per aanvraag gegevens worden geleverd. Gegevens die veel op elkaar lijken, maar vaak net iets anders worden gevraagd. Daarnaast zijn er ook een aantal processen in het bedrijfslevendomein, waarvoor ook dezelfde gegevens moeten worden overlegd.

Voor vervoer over zee dient een ‘Bill of Lading’ te worden opgemaakt, voor vervoer door de lucht een ‘Air Way Bill’. 

En in het bancaire circuit wordt veelal een ‘Letter of Credit’ aangemaakt voor zekerheden omtrent het betalingsverkeer.

Samengevat, een groot aantal processen en procedures voor het exporterende bedrijf, waarbij steeds dezelfde gegevens op een andere manier, via ander formulier en een ander loket moeten worden aangeleverd.

Samen met het ministerie van Economische Zaken, de Douane en de Kamers van Koophandel wordt nu het totaal van deze exportprocessen geoptimaliseerd in het programma ‘Antwoord voor Bedrijven’.

Twee onderdelen bij CLIENT gaan er voor zorgen dat de aansluiting op het gehele exportproces goed verloopt:
De gegevens die door KvK, Productschappen en Douane, Voedsel- en Warenautoriteit en Plantenziektenkundige Dienst worden gevraagd, moeten op elkaar worden afgestemd.

Frederik Heijink: "Die werkgroep is een paar maanden bijeen geweest en die heeft de totale gegevensset van 1200 elementen terug weten te brengen naar 200. Nou, dat is natuurlijk een enorme winst en voor het bedrijfsleven ook een enorme vereenvoudiging van de gegevens die aangeleverd moetren worden."

En de toegang tot Client (middels bedrijfsidentificatie en  medewerkerautorisaties) moet zó worden gekozen dat zij op termijn ook de andere exportprocedures kan ontsluiten.

Dus: Client Export gaat de inspectieprocessen van het ministerie van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit helpen verbeteren.
Het aanvragen van inspecties en certificaten gaat beter aansluiten op de logistiek van het bedrijfsleven. En het totaal van de exportprocessen krijgt meer samenhang. Daarnaast kan het systeem ook voordelen opleveren aan de grens van het ontvangende land.

Joost van Wijk: "Eén van de problemen met papier is, dat wij dat afgeven aan een bedrijf, en dat het zoveel weken later bij een andere overheid weer tevoorschijn komt, en wat in de tussenliggende weken met dat papier is gebeurd, ja euh ja, dat is maar zeer de vraag."

Marjan Folkers: "Als we dat digitaal gaan doen dan komt er geen papier meer aan te pas, dus dan kan er ook niet meer mee gefraudeerd worden."

Joost van Wijk: "Er wordt dan rechtsreeks van overheid naar overheid gecommuniceerd, first-hand information heet dat, en daarmee voorkom je een aantal risico's."

Door Client krijgt de exportcertificering een hogere kwaliteit, met minder kans op fouten in het productieproces. Dit verhoogt het imago van Nederland als exportland.