Client Export is een systeem dat moet functioneren in een wereld, waar al op veel plaatsen geautomatiseerde systemen aanwezig zijn.

Dat geldt voor “de achterzijde” van Client in het overheidsdomein. In de hoofdstukken over “zuivel” en “pootaardappelen” werd al duidelijk dat Client bij het bepalen van de exportwaardigheid veel gebruik maakt van reeds aanwezige gegevens in de databases van keuringsinstellingen, zoals COKZ en NAK. Die zekerheden worden door het systeem Client dan ook via intelligente koppelingen opgehaald uit de databases van die keuringsinstellingen.

Maar dat geldt ook aan “de voorzijde” van Client, in het domein van het bedrijfsleven. Veel van de exporterende bedrijven hebben zelf hele slimme systemen om de productie of de logistiek aan te sturen bij het daadwerkelijk produceren van de exportzendingen. Die systemen bevatten vaak al de gegevens over de verschillende deelzendingen van een exportzending.
In een aantal sectoren bestaan voorzieningen om gegevens over productie en handel elektronisch uit te wisselen. Een voorbeeld daarvan zijn de handelsberichten, die door de veilingen met kopers en verkopers worden uitgewisseld.

Deze aspecten komen aan de orde bij het ontwerpen van de sectortoepassingen. Daar worden met het bedrijfsleven de relevante ontwikkelingen in beeld gebracht, en wordt de sectortoepassing zo ontworpen, dat bedrijven qua gegevens zo goed mogelijk gebruik kunnen maken van de gegevens uit de eigen systemen of uit de sectorsystemen.

Als de exporterende bedrijven vanuit de eigen systemen direct willen communiceren met  Client Export, maken zij gebruik van een zogenaamde webservice, een koppelingsmechanisme waardoor computers rechtstreeks informatie met elkaar kunnen uitwisselen. Iedere sectortoepassing die door Client Export wordt opgeleverd, kent naast een schermenapplicatie voor het bedrijfsleven, ook een webservice waarin de bedrijven vanuit de eigen systemen via een interactie met XML-berichten hun aanvraag voor een certificaat kunnen doen.

Een webservice bestaat uit de technische afspraken over de verbinding en het protocol, generiek voor alle sectoren. Per sector is daar een Message Implementation Guide aan toegevoegd, dat in de praktijk “het berichtenboek” is gaan heten. In dat berichtenboek worden de opeenvolgende berichten over en weer benoemd, en worden de gegevenselementen in die berichten, samen met hun beperkingsregels, beschreven.

Inmiddels zijn in bijna alle operationele sectoren van Client Export bedrijven, die vanuit de eigen systemen via de webservice exportcertificaten aanvragen. Om de werking van het aanvragen via de webservice in deze film te presenteren, is de medewerking van DMV gevraagd. Dit  was namelijk het eerste bedrijf, dat in januari 2009 haar aanvragen voor exportcertificaten zuivel operationeel kon laten verlopen via de webservice.

De dagelijkse aanvoer van verse melk vanuit Koninklijk FrieslandCampina is de basis voor DMV, één van 's werelds leidende producenten en ontwikkelaars van zuivel
ingrediënten voor de voedingsmiddelenindustrie.
De exportzendingen van DMV internationaal betreffen veelal een groot aantal deelproducten, waarvoor, in termen van Client Export, een groot aantal orderregels moeten worden opgegeven. Naast het feit dat dit bij handmatige invoer veel administratief werk is, betekent dit ook een grote kans op fouten in de aanvraag. En dat, terwijl dezelfde gegevens al foutloos in het eigen systeem voor de productiebesturing zitten. Dat, en het innovatieve karakter bij de mensen van DMV zorgde ervoor dat zij zich als eerste bedrijf meldde om via de webservice te gaan aanvragen.

Berend Meijerink (FrieslandCampina):”We hebben eerst in 2008 een webapplicatie gekregen, waarbij we dus zelf alle data voor een aanvraag in moeten tikken in de webapplcatie. Dat kost ongeveer 25 minuten per aanvraag. En eigenlijk al bij aanvang van het Client-project hebben wij gezegd dat we graag willen werken naar een win-win-situatie zodat wij dus ook geen data hoeven in te tikken in een webapplicatie. Daar is gelijk van begin af aan door beide partijen ja tegen gezegd en hebben we toegewerkt naar een systeem waarbij wij nu vanuit ons systeem, ons SAP-systeem, met een druk op de knop alle informatie kunnen doorsturen naar het COKZ.”

De webservice Zuivel is opgebouwd met een berichtendialoog in drie tot vier stappen:

1. Een ZendingBericht
2. Een Statusbericht
3. Een Inspectiebericht (afhankelijk van de exportwaardigheid)
4. En een Afgiftebericht

Zendingbericht
Het aanvragende bedrijf stelt een ‘ZendingBericht’ op en biedt dat aan op de webservice van Client Export. Het bericht bevat de gegevens van het aanvragende bedrijf en uiteraard de gegevens van de zending waarvoor een certificaat wordt aangevraagd. Op basis van dat bericht wordt de aanvraag binnen Client Export aangemaakt.

Statusbericht
De exportwaardigheidsstatus van de zending wordt opgevraagd met het ‘StatusBericht’.  Dit bericht bevat naast de gegevens van de aanvrager het nummer van de aanvraag waarvoor de status wordt opgevraagd. Client Export antwoordt met een bericht met over de exportwaardigheid van de zending, zowel op globaal als gedetailleerd niveau..

Inspectiebericht
Als de exportwaardigheidsstatus van een zending oranje is, kan het bedrijf de noodzakelijke inspecties aanvragen via het ‘InspectieBericht’. Client Export ontvangt en controleert het bericht.

Afgiftebericht
ls de zending exportwaardig (alles valt op groen), dan kan het bedrijf de afgifte van de exportdocumenten aanvragen via het ‘AfgifteBericht’. Client Export antwoordt met het bericht dat de afgifte-aanvraag is ontvangen . De opdracht tot het aanmaken en versturen van de aangevraagde exportdocumenten wordt door Client Export doorgegeven aan het COKZ die dit voor de zuivelsector verzorgt.

Een voorbeeld van de webservice voor de sector Zuivel wordt nu uitgelegd aan de hand van de toepassing die door DMV is ontwikkeld.

In het systeem van DMV wordt door een medewerker de verkooporder geselecteerd die klaar staat voor export. In dit geval gaat het om een zending naar de Amerikaanse vestiging van het bedrijf.
De verkooporder verschijnt in beeld met enkele essentiële kenmerken en enkele gegevens van bijbehorende leveringen. In dit geval betreft het een verkooporder bestaande uit 8 deelleveringen, ieder in hun eigen container.

De medewerker kan de detailgegevens van de geselecteerde order opvragen en indien nodig wijzigen of aanvullen.

Van de order kunnen bepaalde gegevens gewijzigd worden, onder meer kunnen regels worden toegevoegd en kan verkoopinformatie worden gewijzigd. Dit zijn dus allemaal gegevens die in het eigen systeem onderhouden worden.

In een ander deel van het eigen systeem kan bekeken worden wat de productiestatus van de verkooporder is. Deze order bestaat bijvoorbeeld uit verschillende deelzendingen. Die moeten natuurlijk wel allemaal klaar zijn. Omdat in dit interne systeem productie, voorraadbeheer en verkoop aan elkaar gekoppeld zijn, kan de medewerker de status van de verkooporder opvragen. In het overzicht is te zien dat de verkooporder ‘completed’ is, dus klaar voor uitlevering.
Via weer een ander deel van het systeem kunnen de details van de order en de deelzendingen ingevuld worden voor zover dat nog nodig is.
In het voorbeeld wordt het containernummer toegevoegd aan de betreffende deelzending
Vervolgens wordt de wijze van transport ingevuld, en de vertrekdatum.
Zo wordt de hele order met alle items ingevuld, zodat alle gegevens beschikbaar zijn voor het aanvragen van een exportcertificaat.

Nu alle gegevens compleet zijn kan de aanvraag voor het certificaat worden ingediend. De medewerker kiest hiervoor ‘send request’. Hiermee worden alle noodzakelijke gegevens uit het DMV-systeem verzameld en in één bericht in één keer naar Client Export verzonden.
In een apart schermpje wordt het resultaat van deze aanroep van het Client Systeem getoond. In het DMV-systeem wordt het bericht waarmee Client Export is aangeroepen, opgeslagen onder een eigen nummer
De DMV-gebruiker moet dan de gegevens in het eigen systeem verversen zodat de laatste informatie getoond wordt op het scherm. Dan wordt meteen zichtbaar dat voor de betreffende verkooporder de certificaataanvraag ingediend is.

Client Export is nu bezig met het verwerken van het binnengekomen bericht. Er worden enkele basiscontroles uitgevoerd en als er geen fatale fouten zijn, wordt op basis van de aangeleverde gegevens een aanvraag in Client Export gemaakt. Client Export stuurt vervolgens het nummer waaronder de aanvraag in het Client Systeem bekend is terug naar het systeem van DMV.

De medewerker van DMV kiest voor verversen zodat de actuele informatie op het scherm verschijnt. Omdat de aanvraag correct door Client Export is ontvangen, verandert de status en wordt het aanvraagnummer van Client Export zichtbaar in de kolom ‘Application Number’.

Na het aanvragen (en eventueel controleren van het certificaatvoorbeeld) kan de exportwaardigheid van de zending worden opgevraagd via ‘Request Status’.
Voor het gekozen aanvraagnummer wordt dan een bericht naar Client Export gestuurd. De actuele stand van de exportwaardigheid wordt als reactie op de statusvraag teruggemeldt. In het scherm is goed zichtbaar dat de status van de exportzending van is veranderd en dat de zending de exportwaardigheidsstatus Oranje heeft. Dat betekent dat de medewerker nog inspecties moet aanvragen.

Omdat de zending de exportwaardigheidsstatus oranje heeft moeten de noodzakelijke inspecties worden aangevraagd. Dit kan in de DMV-omgeving via ‘Request Inspection’. Zo wordt een bericht aangemaakt dat in Client Export wordt ontvangen. Op basis van deze aanvraag worden de noodzakelijke inspecties gepland en uitgevoerd.
Na verversing is nu de status van de zending veranderd van ‘Gewijzigd’ naar ‘Inspection Requested’.

Door gebruik te maken van gegevens die in hun eigen systeem al lang bekend zijn,  kost het minder werk en minder tijd om certificaten aan te vragen en worden fouten door overtypen voorkomen. Ook heeft DMV door gebruik te maken van de webservice, zelf kunnen bepalen hoe zij haar eigen medewerkers optimaal ondersteunt met eigen gemaakte schermen en rapporten bij het uitvoeren van het certificeren van hun exportzendingen.